Pourquoi le mail n’est-il pas adapté pour travailler en équipe ?

Utiliser sa boite email pour gérer ses projets, c’est comme essayer de ranger ses notes et ses plannings dans une boite aux lettres déjà trop pleine et qui se remplirait un peu plus chaque jour.

Si on nous présentait aujourd’hui différentes solutions ou méthodes de communication et de gestion de projets  en ligne, il est à peu certain que le mail retiendrait à peine notre attention (sauf pour son usage de base :  faire entrer de l’information extérieure dans un circuit logique, souple et partagé de production).

Nés des concepts de gestion du temps comme « Getting things done » ou « Don’t forget the milk » ou encore de la méthode Eisenhower, ou bien encore des méthodes agiles, Kanban, Kaizen, Scrum, ou bien encore de différents mix de toutes ces solutions, il existe aujourd’hui de nombreux outils de gestion de projet qui sont autant de « mails killers ».

Le plus difficile n’est pas de les utiliser ( bien que la plupart du temps en anglais, ces outils sont tous très simple), non, le plus difficile est de se mettre d’accord à plusieurs pour en choisir un … et de se mettre … en marche !

Parmi celles que j’ai testé (et utilisé) j’en retiens trois ou quatre :

  • Asana : Avec son nom de posture de Yoga il cache une grande puissance faite de simplicité et de pertinence. En gros, c’est une grosse « todo liste » avec à la base des tâches, des personnes en charge de ces tâches, qui constituent des projets, partagés par des équipes, elles mêmes au sein d’organisations plus larges. Les tâches se présentent par projet / priorité / personnes et calendrier, sous forme de liste OU de tableau.
    La version gratuite permet de travailler déjà très efficacement.

 

  • Trello  : Inspiré de la méthode japonaise Kanban, Trello n’est ni plus ni moins que ce bon vieux tableau métallique ou l’on glissait des fiches en carton de couleur pour marquer l’avancée d’un projet. Ajoutez à cela la puissance du partage et des alertes et vous obtenez un outils simple et efficace. Très personnalisable depuis la simple logique « a faire » / « en cours » / « fait » jusqu’aux étapes les plus sophistiquées de projets complexes.

  • Slack : Au départ Slack est un simple outils de messagerieone 2 one ou de groupe (façon messenger) … Sur cette base, ajoutez la possibilité de joindre des documents et de créer autant de fils de discussion que de projets à gérer, et vous obtenez une puissance et une efficacité redoutable. Les outils les plus simples sont souvent les plus utilisés … donc les plus performants !

 

  • Facebook : Et oui ! Facebook (à condition toutefois que personne dans l’équipe ne soit rétive à la création et à l’utilisation de son compte perso). Dans ce cas, on peut disposer sur Facebook d’un groupe secret + messenger, et pour bien des cas, ça suffit. Mes étudiants l’utilisent très fréquemment pour bosser sur leurs projets de groupe (et se donner rendez vous pour boire des bières aussi. Certes)

Naturellement, tout ces outils se combinent à des solutions d’éditions ou de stockage de documents en ligne (dans le cloud n’est-ce pas !) tels que Google Drive, Dropbox ou bien encore Evernote … Et là, c’est la joie totale de n’avoir plus à chercher la dernière version d’un document sur lequel on travaille à plusieurs mains !

Pourquoi se lancer ?

Tous simplement pour gagner en productivité ET en plaisir de travailler … ensemble, efficacement. Mais aussi pour réduire la pression de l’hyper connexion souvent due à une boite mail … débordante !

En savoir plus ?

5 règles d’or pour réussir votre site internet

Règle n°1 : Présentez vous simplement

Choisissez un site au design et au menu épuré pour faciliter au maximum la navigation de vos visiteurs.
Incluez votre nom, le nom de votre entreprise et votre logo. Assurez-vous que ces informations soient visibles au premier coup d’œil.
Astuce : Vérifiez systématiquement le rendu de votre site internet sur votre smartphone et sur votre tablette.

Règle n°2 : Partagez votre histoire et vos valeurs

Racontez vous. Racontez l’histoire de votre projet. Partagez vos valeurs et le sens que vous mettez dans votre entreprise, votre travail. Dites « pourquoi vous êtes utile au monde ».
Qui êtes-vous ? Que proposez-vous ? Dévoilez-vous pour donner envie à vos visiteurs de rester sur votre site … et de vous contacter.
Astuce : divisez votre texte en paragraphes, ou utilisez des puces pour aérer votre texte.

Règle n°3 : Présenter votre activité, vos services ou vos produits

Focalisez-vous sur les bénéfices des services ou produits que vous proposez : il est important que vos visiteurs comprennent immédiatement ce que vous avez à leur offrir.
Astuce : utilisez des boutons tels que « Connectez-vous » ou « Achetez maintenant » pour encourager vos visiteurs à prendre des initiatives.

Règle n°4 : Permettez à vos visiteurs de vous contacter facilement.

Facilitez la communication avec vos visiteurs
Positionnez vos coordonnées de contact et les liens vers vos réseaux sociaux en haut ou en bas de votre page, pour que vos visiteurs les localisent rapidement.
Astuces : n’oubliez pas d’ajouter un formulaire de contact et de le connecter à votre e-mail.

Règle n° 5 : Pensez à Google et à vos clients … en même temps !

Il est important d’utiliser dans vos titres et vos pages le vocabulaire que vos clients vont utiliser sur Google quand il vont vous rechercher.
Il est souvent nécessaire d’effectuer une deuxième lecture du site pour vérifier que vous « parlez bien la langue de vos clients » afin que Google indexe les meilleures expressions favorisant la recherche de votre site.
Astuce : N’oublier pas de remplir les champs « SEO » de votre site

Découvrir notre formation courte

Digital détox

Nous ne sommes pas égaux devant les flux d’information.
Pour certains, être connecté H24 et plongé dans le flux des emails, des tweets et des notifications Facebook …. c’est le nirvana. Alors que se retrouver 48 heures dans une zone sans réseau … c’est l’enfer.
Pour d’autre … c’est l’inverse !

Porosité vie privée / vie professionnelle

Dans son rapport « Stress au travail, un défi collectif » l’OIT dénonce l’intrusion de la vie professionnelle dans la sphère privée. Les lignes de séparation entre le travail et la vie privée sont de plus en plus difficiles à identifier, et c’est vrai dans les deux sens, car on est aussi en droit de parler de l’invasion de la vie privée dans la vie professionnelle avec la consultation régulière et fréquente des réseaux sociaux sur le lieu de travail …
Ceci-dit, une étude relevée sur Doctissimo révèle (en 2016) que les personnes qui ont accès à leur mails professionnel sur leur smartphone sont plus stressées que les autres.

Des outils conçus pour nous rendre adidcts.

Nos appareils nous appellent, ils nous réclament, nous stimulent sans cesse. Icones de notification des réseaux sociaux, rappels de rendez vous, alertes en tout genre, de quoi nous empêcher de prendre du recul et nous obliger à rester en permanence en éveil.

Poser un cadre

Quelle que soit l’entreprise pour laquelle on travail, et à fortiori si celle-ci est un groupe internationnal sur lequel « le soleil ne se couche jamais », il est fondamental de poser des règles, de fixer un cadre pour cohabiter pacifiquement avec nos smartphones et les maintenir raisonnablement dans leurs rôles d’outils.

Quelques constatations

Constatation n°1 : Plus j’envois des emails …. plus j’en reçois !
Plus vous vérifiez souvent votre boite de réception, plus vous répondez à des emails. En effet, il est très difficile de résister à la tentation de « je réponds vite, comme ça, je suis débarrassé » car il peut paraître gratifiant d’être « réactif » … Or, plus vous envoyez de mail, plus vous en recevez en retour : en moyenne 1,7 à 2 mails pour chaque mail envoyé. Donc, plus vous répondez vite à vos messages, plus le volume augmente. Et insensiblement, on fait du mail une « messagerie instantanée » ce qui n’est pas sa principale qualité.
Constatation n°2 : La concentration n’est plus ce qu’elle était !
A chaque interruption dans une tâche, nous mettons en moyenne 3 minutes à retrouver le niveau de concentration précédent l’interruption. Ainsi, si on s’interrompt 40 fois dans la journée pour traiter ses emails, on aura perdu 2 heures de concentration …
Or en 2004, la duré moyenne de concentration au travail était de 3 minutes. En 2012, elle était tombée à 1’15 seconde … Autant dire que le mot « concentration » lui-même est en train de perdre son sens …
Constatation n°3 : Que faites vous, 24 000 fois par an ?
Dans l’hypothèse ou vous consultez votre messagerie toutes les 5 minutes … vous l’aurez consultée 24000 fois cette année ! Quelle activité, si interessante soit-elle, mérite-t-elle que l’on s’y consacre 24 000 fois par an ?
Posez vous la question : Pourquoi est-ce si important pour moi ? Quel bénéfice je retire à répondre très vite ?
A quel comment je peux reprendre le contrôle ? Quelle peur du vide suis-je en train de compenser ?

Quelques conseils

Réduisez le nombre de consultations de votre boite mail à 2 à 6 fois maximum par demi/journée
Décidez vous-même de la fréquence de façon raisonnée et consciente, et n’imaginez pas que « tout le monde » s’attends à ce que vous répondiez immédiatement à vos e-mails.
Reprenez le contrôle de votre temps :
Souvenez-vous que vous devez travailler selon votre propre emploi du temps. Si ne n’est pas vous-même qui décidez de votre emploi du temps, qui laissez vous le faire à votre place ?
Supprimez les applications inutiles de votre smartphone
Pour réduire le temps passé sur Facebook, rien de plus radicale que de supprimer l’application du smartphone. Plus de 80 % de vos connexions se font par cette voie, la plupart du temps, sollicitées par une petite pastille rouge…
Supprimer les alertes. Toutes !
Si il vous semble trop difficile (ou trop archaïque) de supprimer l’application et si malgré tout, vous ne voulez pas vivre avec « les doigts dans la prise » supprimez les alertes ! Souvenez vous qu’elles ont été conçues pour vous rendre addict à l’application qui vous les envoie …
Faites des pauses !
Au volant, toutes les 2 heures, une pose s’impose nous disent les panneaux d’autoroute. Et si vous faisiez de même au bureau. Les fumeurs le font bien ! Allez hop, toutes les 1:30, passez 5 ou 10 minutes loin de vos écrans (et n’emportez pas votre Smartphone sinon, ça ne compte pas). Faites quelques pas, prenez un verre d’eau ou une boisson chaude. Vos idées s’éclaireront, et vos priorités se réorganiseront.
Profitez des temps d’attente pour rêvasser !
Les neuros-scientifiques le disent. Notre cerveau a besoin de temps d’intégration, de temps « à rêvasser » pour mieux intégrer les informations et les apprentissages. Dans la file d’attente du bus, à la pose de la formation, avant le début de la réunion … rêvassez plutôt que de parcourir vos mails ou votre fil Facebook …
Utilisez votre cerveau pour penser, décider, imaginer, envisager, rêver, vous souvenir, prévoir, créer …
Vos neurones vous remercieront !
Ne faites qu’une seule chose à la fois.
Il est faut de croire que l’on peut faire deux choses en même temps (et notamment quand ces deux choses utilisent en même temps le même canal cérébral comme celui du langage par exemple).
Accordez-vous donc une 1/2 heure complète, voir pourquoi pas 1 h (soyons fous !) pour rédiger votre rapport ou travailler sur votre prochain power point !
Et sinon … Suivez nos stages !

Connexion / Déconnexion, ou en sommes nous ?

On vous siffle, et vous répondez ?

(Sacha Gittry à propos du téléphone)

Auriez vous envie de reprendre du plaisir à travailler, de disposer de temps pour être concentré sur votre travail et le faire tenir dans des heures raisonnables ?
Alors il est temps de prendre les choses en main !
L’article 55 de la loi travail relatif au droit à la déconnexion des salariés a un premier mérite, celui d’ouvrir le débat.
L’omniprésence des outils et des sollicitations de connexion au travail comme dans la vie privée, provoque des réactions, qui vont de l’amusement à l’agacement. Selon les circonstance, nous les considérons comme des solutions bien pratiques, ou nous nous sentons envahis nous les subissons.
Quand 93% des décideurs interrogés déclarent avoir déjà consulté ou avoir eu besoin de leurs données professionnelles durant leurs congés et que 51 % disent l’avoir fait … dans leur lit … on est en droit de se poser la question des limites qu’il faut poser.

Que dit la loi ?

« Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. A défaut d’accord, l’employeur élabore une charte, après avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel. Cette charte définit ces modalités de l’exercice du droit à la déconnexion et prévoit en outre la mise en œuvre, à destination des salariés et du personnel d’encadrement et de direction, d’actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques ».
Ce court article de cette loi pourtant si décrié, est l’un des rare à avoir été adopté sans modification ni débat tant il semble évident et nécessaire. Au fond, il ne s’agit « que » d’autoriser la gens à ne pas travailler en dehors de leurs heures de bureau !
Légiférer sur ce point, c’est dire à quel point nous en sommes arrivés. Telle la grenouille qui sauterait de la casserole si on la plongeait dans l’eau bouillante et se laisse mourrir lentement si on la plonge dans l’eau froide et qu’on la pose sur le feu, nous avons laissé monter l’envahissement des flux d’information, sans nous former pour y faire face, ni en prendre conscience … au point pour certain d’atteindre l’étouffement.

Pourquoi est-ce si-important ?

> Le droit ne fait que constater et tenter de mettre des barrières
> La qualité de vie est altérée par une hyper connexion et un trop grand flux d’informations à gérer dans un temps toujours accéléré.
> Aucun d’entre nous n’a jamais véritablement appris ni pris le recul nécessaire face à ces phénomènes récents.
> Tous nous ressentons une forme d’incapacité voir d’incompétence a « gérer ça »