Utiliser sa boite email pour gérer ses projets, c’est comme essayer de ranger ses notes et ses plannings dans une boite aux lettres déjà trop pleine et qui se remplirait un peu plus chaque jour.
Si on nous présentait aujourd’hui différentes solutions ou méthodes de communication et de gestion de projets en ligne, il est à peu certain que le mail retiendrait à peine notre attention (sauf pour son usage de base : faire entrer de l’information extérieure dans un circuit logique, souple et partagé de production).
Nés des concepts de gestion du temps comme « Getting things done » ou « Don’t forget the milk » ou encore de la méthode Eisenhower, ou bien encore des méthodes agiles, Kanban, Kaizen, Scrum, ou bien encore de différents mix de toutes ces solutions, il existe aujourd’hui de nombreux outils de gestion de projet qui sont autant de « mails killers ».
Le plus difficile n’est pas de les utiliser ( bien que la plupart du temps en anglais, ces outils sont tous très simple), non, le plus difficile est de se mettre d’accord à plusieurs pour en choisir un … et de se mettre … en marche !
Parmi celles que j’ai testé (et utilisé) j’en retiens trois ou quatre :
- Asana : Avec son nom de posture de Yoga il cache une grande puissance faite de simplicité et de pertinence. En gros, c’est une grosse « todo liste » avec à la base des tâches, des personnes en charge de ces tâches, qui constituent des projets, partagés par des équipes, elles mêmes au sein d’organisations plus larges. Les tâches se présentent par projet / priorité / personnes et calendrier, sous forme de liste OU de tableau.
La version gratuite permet de travailler déjà très efficacement.
- Trello : Inspiré de la méthode japonaise Kanban, Trello n’est ni plus ni moins que ce bon vieux tableau métallique ou l’on glissait des fiches en carton de couleur pour marquer l’avancée d’un projet. Ajoutez à cela la puissance du partage et des alertes et vous obtenez un outils simple et efficace. Très personnalisable depuis la simple logique « a faire » / « en cours » / « fait » jusqu’aux étapes les plus sophistiquées de projets complexes.
- Slack : Au départ Slack est un simple outils de messagerieone 2 one ou de groupe (façon messenger) … Sur cette base, ajoutez la possibilité de joindre des documents et de créer autant de fils de discussion que de projets à gérer, et vous obtenez une puissance et une efficacité redoutable. Les outils les plus simples sont souvent les plus utilisés … donc les plus performants !
- Facebook : Et oui ! Facebook (à condition toutefois que personne dans l’équipe ne soit rétive à la création et à l’utilisation de son compte perso). Dans ce cas, on peut disposer sur Facebook d’un groupe secret + messenger, et pour bien des cas, ça suffit. Mes étudiants l’utilisent très fréquemment pour bosser sur leurs projets de groupe (et se donner rendez vous pour boire des bières aussi. Certes)
Naturellement, tout ces outils se combinent à des solutions d’éditions ou de stockage de documents en ligne (dans le cloud n’est-ce pas !) tels que Google Drive, Dropbox ou bien encore Evernote … Et là, c’est la joie totale de n’avoir plus à chercher la dernière version d’un document sur lequel on travaille à plusieurs mains !
Pourquoi se lancer ?
Tous simplement pour gagner en productivité ET en plaisir de travailler … ensemble, efficacement. Mais aussi pour réduire la pression de l’hyper connexion souvent due à une boite mail … débordante !
